2.3 Wie zijn de betrokken partijen?

2.3.1 Naar Belgisch recht

71. Bij het bouwen van een appartementsgebouw en de daaropvolgende voorlopige en definitieve oplevering zijn heel wat partijen betrokken. Het gaat hierbij onder meer over de grondeigenaar, de opdrachtgever/ bouwheer, de bouwpromotor, de aannemer en de architect. Daarnaast spelen ook de individuele mede-eigenaars en de vereniging van mede-eigenaars, inclusief haar organen, een rol. In wat volgt, worden deze partijen één voor één besproken. Hierbij wordt telkens gekeken naar hun hoedanigheid en hun taak en wordt voornamelijk gefocust op hun belang in het kader van de oplevering.

2.3.1.1 Grondeigenaar

72. De grondeigenaar is degene die het eigendomsrecht bezit over het stuk grond waarop het appartementsgebouw zal worden opgericht.  Hij beschikt bijgevolg over het genotsrecht, het gebruiksrecht en het beschikkingsrecht met betrekking tot deze grond (supra nr.8). Dit impliceert dat hij er enerzijds voor kan opteren om zelf het initiatief te nemen tot de oprichting van een appartementsgebouw en anderzijds kan hij het bouwproject overlaten aan een professionele bouwpromotor. Het belang van de grondeigenaar situeert zich dus voornamelijk bij de totstandkoming van de bouwwerken, wat daarentegen niet het geval is voor de voorlopige of definitieve oplevering.

73. In de rechtspraak werd reeds geoordeeld dat indien de grondeigenaar de facto in elk stadium van de voorbereidingen en de totstandkoming van de bouwwerken optreedt als een professioneel in de vastgoedsector, hij zal worden aanzien als bouwpromotor. De rechter zal hierbij in een feitelijke beoordeling bepalen of de grondeigenaar in een specifieke situatie al dan niet optreedt in de hoedanigheid van bouwpromotor. Indien hiervan sprake is, zal hij uiteraard wel een rol spelen in het kader van de oplevering. Dit wordt verder besproken bij het onderdeel dat specifiek handelt over de bouwpromotor (infra 2.3.1.3).

74. De grondeigenaar zal tevens een belanghebbende partij zijn in het kader van de oplevering wanneer hij één van de individuele mede-eigenaars wordt in de appartementsmede-eigendom (infra 2.3.1.6).

2.3.1.2 Opdrachtgever/ bouwheer

75. Zoals uit de begripsafbakening blijkt (supra 2.1.1), speelt de opdrachtgever of bouwheer een belangrijke rol in het kader van de oplevering. De opdrachtgever-bouwheer vervult namelijk de rol van tegenpartij van de aannemer. Hij is verplicht de bouwwerken feitelijk in ontvangst te nemen en goed te keuren en hij moet daarnaast erkennen of de aannemer de werken al dan niet heeft uitgevoerd conform de overeenkomst, de plannen, het bestek en de regels van de kunst en of deze realisatie gebeurde aan de hand van de voorgeschreven materialen.168 Op de opdrachtgever rust in dit kader eveneens een inspectieverplichting waarbij hij de bouwwerken grondig moet controleren en moet nagaan of de werken al dan niet behept zijn met gebreken. Dit zal van belang zijn met betrekking tot de beoordeling van de aansprakelijkheid van de aannemer en de architect (infra nr. 192).

76. Er kan een onderscheid gemaakt worden tussen de toevallige en de professionele opdrachtgever. Een bouwheer die geen specifieke kennis ter zake heeft, wordt beschouwd als een toevallige opdrachtgever en zal bijgevolg een grotere bescherming genieten. Dit komt onder meer tot uiting in de beoordeling van de aansprakelijkheid van de aannemer in het kader van zijn informatieverplichting (infra nr.85). De professionele bouwheer is daarentegen iemand met afdoende vakkennis en deskundigheid die wordt geacht op de hoogte te zijn van de mogelijke problemen en risico’s.

In het kader van de appartementsmede-eigendom valt de figuur van de opdrachtgever-bouwheer in principe uiteen in de individuele mede-eigenaar en de vereniging van mede-eigenaars. Dit volgt uit het feit dat een onderscheid wordt gemaakt tussen de oplevering van respectievelijk de privatieven en de gemene delen. Doorheen het verdere verloop van deze wordt uit praktische overwegingen vaak verwezen naar ‘de opdrachtgever-bouwheer’ in het algemeen.

Wanneer dit evenwel noodzakelijk is, zal een onderscheid worden gemaakt tussen beide categorieën.

77. De hoofdaannemer kan in zijn relatie tot de onderaannemer(s) eveneens de rol van opdrachtgever-bouwheer toebedeeld krijgen waardoor tussen de hoofdaannemer en de onderaannemer(s) ook een oplevering zal moeten plaatsvinden. Dit wordt verder besproken bij het onderdeel dat specifiek handelt over de rol van de aannemer (infra 2.3.1.4).

2.3.1.3 Bouwpromotor

78. Een derde partij die betrokken is bij de oplevering is de bouwpromotor. Hoe deze term gedefinieerd kan worden, vloeit niet voort uit een wettelijke definitie. Het was bijgevolg aan de rechtspraak en rechtsleer om hieraan verder invulling te geven. Een bouwpromotor wordt aanzien als een professionele bouwheer en is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die beroepsmatig het initiatief neemt tot het realiseren en commercialiseren van bouwprojecten. Anders geformuleerd, de bouwpromotor staat in voor de coördinatie en organisatie van bouwprojecten in elk stadium van het bouwproces en neemt op die manier de taken en risico’s op zich die normaliter op de bouwheer rusten.

79. De bouwpromotor wordt beschouwd als een specialist ter zake en wordt geacht een voltooid en afgewerkt gebouw af te leveren aan zijn wederpartij. Dit impliceert dat een resultaatsverbintenis rust op de bouwpromotor, namelijk het instaan voor de realisatie van de bouwwerken conform de overeenkomst, de plannen en de bestekken en binnen de overeengekomen termijn. De beoordeling van de vraag of deze verbintenis effectief gerealiseerd is, zal gebeuren aan de hand van de oplevering. Wanneer blijkt dat dit resultaat niet bereikt is, zal dit voldoende zijn om de bouwpromotor aansprakelijk te kunnen stellen (infra 2.4.1.4). 

80. Zoals werd besproken onder 2.3.1.1 is het eveneens mogelijk dat een grondeigenaar geacht wordt te handelen in de hoedanigheid van bouwpromotor indien hij zich gedurende het volledige bouwproces gedraagt als een professioneel in de vastgoedsector. In dat geval zijn alle onder dit punt besproken elementen eveneens van toepassing. 81. Een bouwpromotor kan enerzijds appartementen verkopen op plan. Het voorwerp van een koopovereenkomst op plan is een bouwwerk of kavel dat zich nog niet in staat van normale bewoonbaarheid en bruikbaarheid bevindt op het moment dat de overeenkomst wordt afgesloten. De koper zal echter wel reeds betalingen moeten verrichten aan de bouwpromotor-verkoper zonder dat hij reeds over het door hem aangekochte onroerend goed kan beschikken. Van zodra het goed is afgewerkt, zal de bouwpromotor-verkoper het goed afleveren aan de koper.

Anderzijds kan de bouwpromotor werken door middel van het sleutel-op-de-deur-principe, waarbij hij aan de kopers een totaalpakket aanbiedt tegen een vooraf bepaalde, vaste prijs.

In beide gevallen loopt de koper van een onroerend goed of kavel het risico dat hij de totale koopprijs of belangrijke voorschotsommen reeds heeft vooruitbetaald, maar dat hij met een onafgewerkt goed of privatief blijft zitten omdat de bouwpromotor of aannemer tijdens de uitvoering van de werken failliet is gegaan. Om de kopers hiertegen te beschermen, zullen de Wet Breyne en haar Uitvoeringsbesluit in beide gevallen toepassing vinden (supra nr.22 e.v.). Dit impliceert dat een dubbele oplevering van de bouwwerken moet plaatsvinden.

82. Bij een verkoop op plan kan de bouwpromotor ook de rol van aannemer op zich nemen in zijn relatie tot de verschillende kopers. Op dat ogenblik zullen de werkelijke aannemers de rol van onderaannemers toebedeeld krijgen. In dat geval zal de bouwpromotor een dubbele rol spelen in het kader van de oplevering: enerzijds zal hij in zijn hoedanigheid van aannemer de individuele kopers moeten verzoeken om over te gaan tot oplevering en anderzijds zullen de ‘onderaannemers’ een verzoek tot oplevering aan hem richten. De bouwwerken dienen namelijk niet alleen opgeleverd te worden door de uiteindelijke begunstigden van de appartementen, maar ook tussen de hoofdaannemer en de verschillende onderaannemers (infra 2.4.1.4). 

83. De bouwpromotor kan aldus enerzijds de rol van verkoper toebedeeld krijgen en anderzijds de rol van aannemer. De kwalificatie van de overeenkomst met de bouwpromotor heeft gevolgen met betrekking tot de beoordeling van zijn aansprakelijkheid (infra 2.4.1.4).

84. In dit kader moet echter nog een belangrijke nuance worden gemaakt. Indien de bouwpromotor zelf ook eigenaar blijft van één van de privatieven van het appartementsgebouw, mag de bouwpromotor-eigenaar niet deelnemen aan de stemming van de algemene vergadering betreffende de oplevering van de gemene delen. Het zou op die manier namelijk mogelijk worden gemaakt een procedure wegens bouwgebreken tegen zichzelf te verhinderen. Indien de bouwpromotor-eigenaar alsnog deelneemt aan deze stemming, kunnen de overige individuele mede-eigenaars tegen deze beslissing een vordering in rechte instellen. De rechter beschikt dan over een marginaal toetsingsrecht om over dit geschil te oordelen. Het is aldus zeer belangrijk dat een duidelijke notulering en verslaggeving van de beraadslagingen van de algemene vergadering van de vereniging van mede-eigenaars voorhanden is. 

2.3.1.4 Aannemer

85. Een volgende belanghebbende in het kader van de oplevering is de aannemer. De aannemer is de partij uit het bouwproces die de bouwwerken moet verrichten conform de aannemingsovereenkomst, de plannen, de bestekken en de regels van de kunst. Op de aannemer rusten zodoende drie verplichtingen: ten eerste dient hij de bouwwerken correct en tijdig uit te voeren, ten tweede rust op de aannemer een waarschuwingsverplichting en ten slotte moet hij de afgewerkte bouwwerken leveren aan de opdrachtgever.

De waarschuwingsplicht houdt in dat de aannemer de opdrachtgever-bouwheer dient te informeren over de eventuele ongeschiktheid van de grond, gebreken in de constructies of de bouwmaterialen, fouten in de plannen van de architect, etc. Hoewel de aannemer in principe slechts gehouden is tot de nakoming van zijn contractuele verplichting, zijnde het uitvoeren van de werken zoals de bouwplannen en bestekken voorschrijven, mag hij deze documenten echter niet zonder meer vertrouwen. Wanneer de plannen en bestekken namelijk fouten bevatten die de aannemer als professioneel in de bouwsector had moeten ontdekken, kan hij aansprakelijk gesteld worden voor het begaan van uitvoeringsfouten (infra 2.4.1.3, a).

86. Het is voornamelijk de laatste verplichting van de aannemer, de leveringsverplichting, die wordt beschouwd als ‘de oplevering’. Zoals reeds werd aangegeven bij de bespreking van de totstandkoming en het verloop van de oplevering, moet de aannemer een individueel en schriftelijk verzoek tot oplevering richten aan de opdrachtgever-bouwheer. Wanneer het gaat over appartementsmede-eigendom moet de aannemer dit verzoek richten aan elke individuele medeeigenaar voor de oplevering van de privatieve delen en aan de syndicus voor wat betreft de gemene delen (supra nr.58). De rol van de aannemer tijdens de oplevering is dus enorm hoog door het feit dat hij wordt aanzien als initiatiefnemer van deze rechtshandeling.

87. De aannemer verzendt het verzoek tot oplevering op het moment dat hij de bouwwerken als beëindigd beschouwd en op voorwaarde dat de bouwwerken klaar zijn voor het normale gebruik waartoe zij werden bestemd. Of de bouwwerken effectief klaar zijn om opgeleverd te worden, mag allerminst afhankelijk worden gemaakt van de willekeur van de partijen, maar dient objectief te worden beoordeeld. In geval hierover betwisting ontstaat, moeten de partijen hiertoe een vordering in rechte instellen. De rechter zal desgevallend een deskundige aanstellen die hierover een advies dient uit te brengen.

88. Op de aannemer rust een aansprakelijkheid voor lichte zichtbare en verborgen gebreken, alsook voor zware stabiliteitsbedreigende gebreken die ressorteren onder de tienjarige aansprakelijkheid ingevolge art. 1792 BW. Zoals zal blijken uit het volgende onderdeel van deze (infra 2.4.1.3), is de oplevering een belangrijk scharniermoment in de beoordeling van de aansprakelijkheid van de aannemer. Eens de bouwwerken zijn opgeleverd, is de aannemer namelijk deels van zijn aansprakelijkheid bevrijd. Hierbij dient echter opgemerkt te worden dat op de aannemer eveneens een herstelplicht rust voor de opmerkingen en voorbehouden die werden geformuleerd in het proces-verbaal van oplevering. Deze herstelplicht bestaat in hoofde van de aannemer gedurende de éénjarige waarborgtermijn die verloopt tussen de voorlopige en definitieve oplevering. Het al dan niet nakomen van deze herstelplicht heeft gevolgen bij de beoordeling van de aansprakelijkheid van de aannemer (infra nr.188 e.v.).

89. In principe dient de aannemer de bouwwerken, waartoe hij zich heeft verbonden, zelf uit te voeren. Behoudens uitdrukkelijk verbod, mag de aannemer echter onderaannemers aanspreken

die hem kunnen bijstaan bij de uitvoering van zijn opdracht.  Er is geen wettelijke definitie voorhanden van ‘onderaanneming’, maar in de rechtsleer wordt dit concept omschreven als een overeenkomst waarbij de hoofdaannemer een deel of het geheel van het werk, dat hem werd toevertrouwd in de hoofdaannemingsovereenkomst, uitbesteedt aan een derde. Deze uitbesteding gebeurt onder verantwoordelijkheid van de hoofdaannemer, hoewel de derde de werken zal uitvoeren zonder band van ondergeschiktheid ten aanzien van deze hoofdaannemer en mits betaling van een prijs. De onderaannemingsovereenkomst is aldus een op zichzelf staande overeenkomst die los staat van de hoofdaannemingsovereenkomst.

90. Wat betreft de oplevering, dient opgemerkt te worden dat deze niet uitsluitend zal plaatsvinden tussen de bouwheer en de hoofdaannemer, maar eveneens tussen de hoofdaannemer en de verschillende onderaannemers. Deze oplevering situeert zich in de tijd gewoonlijk vooraleer de oplevering tussen de hoofdaannemer en de bouwheer plaatsvindt. 

Aangezien de onderaannemingsovereenkomst een zelfstandig karakter heeft, staat de oplevering van de werken tussen de onderaannemer(s) en hoofdaannemer volledig los van die tussen de hoofdaannemer en de bouwheer. Het is dus perfect mogelijk dat de bouwheer de werken zonder opmerkingen of voorbehouden heeft aanvaard, terwijl de hoofdaannemer op zijn beurt weigert over te gaan tot de oplevering ten aanzien van de onderaannemer(s). In de praktijk worden beide handelingen echter meestal aan elkaar gekoppeld, zodat het risico van de aanvaarding op de onderaannemer(s) blijft rusten. 

91. Opgelet: ook al wordt gewerkt met onderaannemers, toch zal de hoofdaannemer aansprakelijk blijven ten opzichte van de bouwheer (infra nr.213) en dient hij de leiding over de bouwwerken persoonlijk uit te voeren.

92. Samengevat kan dus worden gesteld dat, wanneer met onderaannemers wordt gewerkt, er vier opleveringen zullen moeten plaatsvinden: enerzijds een voorlopige en definitieve oplevering tussen de hoofdaannemer en de onderaannemer(s) en anderzijds een voorlopige en definitieve oplevering tussen de bouwheer en de hoofdaannemer. In het kader van de appartementsmede-eigendom wordt dit aantal op zijn beurt verdubbeld aangezien de oplevering van de privatieven afzonderlijk gebeurt van de oplevering van de gemene delen.

Het laatste hoofdstuk van deze handelt over de mogelijkheid om te werken met volmachten in het kader van de oplevering (infra hoofdstuk III). Dergelijke optie zal voornamelijk ten goede komen in een situatie zoals hierboven beschreven aangezien het aantal opleveringshandelingen, evenals het aantal betrokken partijen, hier aanzienlijk oploopt.

2.3.1.5 Architect

93. Ook voor de architect is een belangrijke taak weggelegd in het bouwproces. Hij zal namelijk het bouwwerk moeten ontwerpen, de nodige stedenbouwkundige vergunningen moeten aanvragen en de bouwplannen en bouwdocumenten moeten opstellen. Deze documenten bevatten onder meer de ontwerpplannen, de uitvoeringsplannen en het lastenboek op basis waarvan de aannemers de bouwwerken dienen uit te voeren.

94. De architect is belast met een controletaak gedurende de uitvoering van de werkzaamheden: hij dient erover te waken dat de aannemer de werken uitvoert volgens de bouwplannen en-documenten. De architect moet bijgevolg op regelmatige basis aanwezig zijn op de bouwwerf zodat hij de tekortkomingen en fouten in de werken kan ontdekken en deze tijdig kan laten herstellen. De architect moet hiertoe onder andere werfverslagen opstellen.

95. Naast deze controleverplichting heeft de architect overigens ook een bijstandsverplichting. Hij zal namelijk aanwezig (moeten) zijn bij de oplevering en zal samen met de aannemer en zijn opdrachtgever een rondgang houden in het gebouw. Hij zal hierbij nagaan of het gebouw zichtbare gebreken vertoont en indien dit het geval is, neemt de architect deze gebreken op in het proces-verbaal van oplevering. In functie van de gedane vaststellingen verleent hij zijn opdrachtgever vervolgens advies omtrent het al dan niet aanvaarden van de bouwwerken. De taken van de architect eindigen bij de voorlopige oplevering, met uitzondering van zijn bijstandstaak tijdens de definitieve oplevering.

96. Net zoals bij de aannemer het geval is, kan ook de architect aansprakelijk gesteld worden voor zware stabiliteitsbedreigende gebreken die ressorteren onder art. 1792 BW. Dit komt verder uitgebreider aan bod (infra 2.4.1.3, d).

97. In de praktijk lijkt de rol van de architect van niet te onderschatten belang te zijn. De opdrachtgever is namelijk veelal een leek in bouwzaken, waardoor de technische kennis en expertise van de architect uitermate aangewezen is. De architect zal de eisen van zijn opdrachtgever kunnen vertalen naar concrete vaktaal waardoor de aannemers onmiddellijk weten wat van hen verwacht wordt. Tegelijkertijd zal de architect ervoor moeten zorgen dat zijn opdrachtgever geen onrealistische en onterechte eisen stelt, maar zal hij hem tot redelijkheid moeten brengen.

98. De voorwaarden en vereisten waaraan appartementsgebouwen heden ten dage moeten voldoen, worden ook steeds technischer en ingewikkelder. Hierdoor is de architect soms genoodzaakt een beroep te doen op meer gespecialiseerde personen die deze taken in goede banen kunnen leiden. Indien de architect hiervan gebruik heeft gemaakt, vallen deze gespecialiseerde ontwerpers onder zijn verantwoordelijkheid. Hetgeen hierboven werd

beschreven, blijft in dergelijk situatie van toepassing aangezien de architect degene is die de eindverantwoordelijkheid zal dragen. Dit kan vergeleken worden met de situatie waarbij de hoofdaannemer zijn taken uitvoert door middel van onderaanneming.

2.3.1.6 Individuele mede-eigenaars

99. De individuele mede-eigenaars zijn de kopers en de uiteindelijke eigenaars van de privatieven. Zij bezitten enerzijds het exclusieve eigendomsrecht met betrekking tot hun privatieve kavel en anderzijds beschikken ze over een onverdeeld aandeel in de gemene delen (supra nr.16). Zoals eerder reeds werd besproken, zal de aannemer het verzoek tot oplevering van de privatieven tot elke individuele mede-eigenaar afzonderlijk moeten richten (supra nr.58). Deze individuele mede-eigenaar houdt vervolgens samen met de aannemer een rondgang in zijn private kavel met het oog op de oplevering ervan.

100. De individuele mede-eigenaar kan zich desgevallend laten bijstaan door een architect, hoewel dit allerminst verplicht wordt gesteld in de bepalingen van de Wet Breyne. De architect zal in beginsel geen lasthebber zijn, wat impliceert dat het de individuele mede-eigenaar zelf blijft die in eigen naam en voor eigen rekening de beslissing neemt tot het al dan niet aanvaarden van de bouwwerken. De rol van de architect blijft dus beperkt tot het verlenen van bijstand en advies omtrent de opleveringsbeslissing.

101. De aanwezigheid van de individuele mede-eigenaar is dus uitermate belangrijk in dit kader aangezien hij de directe tegenpartij is van de aannemer bij de voorlopige en definitieve oplevering van zijn privatief (supra nr.56). Voor wat betreft de oplevering van de gemeenschappelijke delen van het appartementsgebouw moet verwezen worden naar de vereniging van mede-eigenaars en haar organen (infra 2.3.1.7). Er kunnen zich echter situaties voordoen waarin de aanwezigheid van één of meerdere individuele mede-eigenaars vereist is bij de voorlopige of definitieve oplevering van de gemene delen opdat deze op geldige wijze tot stand zou kunnen komen. Indien de individuele mede-eigenaar deze verplichting niet nakomt, dient de aannemer hem bij gerechtsdeurwaardersexploot een redelijke termijn ter beschikking te stellen. In het geval waarin de individuele mede-eigenaar na verloop van deze termijn nog steeds verzuimt aan zijn verschijningsverplichting, zal de rechtbank de beslissing tot oplevering nemen.

2.3.1.7 Vereniging van mede-eigenaars (VME)

102. Wanneer we te maken hebben met appartementsmede-eigendom is het belangrijk dat de werking en organisatie van deze bijzondere vorm van gedwongen mede-eigendom uitermate goed wordt geregeld. Dit gebeurt door middel van een rechtspersoon, namelijk de vereniging van mede-eigenaars of VME (supra nr.21).  Het doel van de VME is op dwingende wijze in de wet geregeld en bestaat uitsluitend in het behoud en beheer van het appartementsgebouw.         

103. Aangezien de VME beschikt over een bevoegdheid van toezicht, leiding en controle, wordt de VME beschouwd als bewaarder van de gemene delen in de zin van art. 1384, eerste lid BW. Dit impliceert dat de VME aansprakelijk kan worden gesteld voor schade ontstaan door gebreken aan de gemene delen ten aanzien van derden. Het zal hierbij telkens aan de rechter zijn om op basis van de concrete omstandigheden van de voorliggende zaak te beoordelen of de VME in casu als bewaarder van een gebrekkige zaak in de zin van art. 1384, eerste lid BW kan worden aanzien. De vermelding van deze aansprakelijkheid is uitsluitend volledigheidshalve, maar hiervan wordt verder abstractie gemaakt.

104. Ter verwezenlijking van haar doel, beschikt de VME over vier organen. Het betreft de algemene vergadering van mede-eigenaars, de syndicus, de raad van mede-eigendom of raad van beheer en de commissaris van de rekeningen. Elk van deze organen hebben specifieke bevoegdheden die hetzij door de wet worden bepaald, hetzij geregeld worden in de statuten. In wat volgt, worden deze verschillende organen toegelicht waarbij voornamelijk gefocust wordt op hun belang in het kader van de oplevering.

2.3.1.8 Algemene vergadering van mede-eigenaars

105. De algemene vergadering van mede-eigenaars is het hoogste orgaan van de VME. Eenieder die eigenaar is van een kavel in het appartementsgebouw is lid van dit orgaan en dient deel te nemen aan de vergaderingen. Het bijeenroepen van de algemene vergadering gebeurt door de syndicus. Hij nodigt hiertoe alle individuele mede-eigenaars uit bij ter post aangetekende brief.

106. De algemene vergadering wordt voorgezeten door één individuele mede-eigenaar en kan uitsluitend rechtsgeldig beslissingen nemen op voorwaarde dat aan het begin van de algemene vergadering meer dan de helft van de mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Daarnaast is eveneens vereist dat de aanwezige mede-eigenaars ten minste de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten. Ook wanneer de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars aan het begin van de vergadering meer dan drie vierde van de aandelen in de gemeenschappelijke delen vertegenwoordigen, kan de algemene vergadering op rechtsgeldige wijze beslissingen nemen.

107. Het is tevens mogelijk dat een individuele mede-eigenaar niet in persoon aanwezig is op de bijeenkomst van de algemene vergadering, maar dat hij zich laat vertegenwoordigen door een lasthebber. De lasthebber krijgt hiertoe een volmacht die slechts gedurende één algemene vergadering rechtsgeldig zal zijn. Dit kan echter uitgebreid worden tot meerdere vergaderingen, maar daarvoor is een notariële volmacht vereist.

Geen enkele lasthebber mag overigens over meer dan drie volmachten beschikken. Uitzonderlijk is het daarentegen wel mogelijk om dit aantal te overschrijden wanneer het totaal van de stemmen waarover de lasthebber zelf beschikt, samen met de stemmen verbonden aan de verkregen

volmachten, niet meer bedraagt dan tien procent van het totaal aantal stemmen dat toekomt aan alle kavels.

108. Zoals eerder werd besproken, heeft men in de rechtspraak reeds het belang aangestipt van een duidelijke en volledige notulering van de beraadslagingen van de algemene vergadering (supra nr.84). Het is de syndicus die zal instaan voor het opstellen van deze notulen. Dergelijke verslaggeving is in het bijzonder van belang wanneer de algemene vergadering dient te stemmen over de oplevering van de gemene delen in het geval waarin de bouwpromotor, de aannemer of een andere belanghebbende partij tevens mede-eigenaar zijn in het gebouw. Indien deze persoon zou hebben deelgenomen aan de stemming, zal deze niet rechtsgeldig zijn en kan hiertegen in rechte worden opgetreden. Indien deelname aan de stemming daarentegen wel mogelijk zou worden gemaakt, zou een procedure wegens bouwgebreken tegen de persoon in kwestie namelijk kunnen worden tegengehouden (infra 2.4.1).

109. De algemene vergadering is, zoals gezegd, het hoogste orgaan van de VME. De wet bevat echter geen omschrijving van haar bevoegdheden, waardoor deze in de statuten verder moeten worden uitgewerkt. De algemene vergadering heeft als belangrijkste taak het beraadslagen en het nemen van beslissingen omtrent alle zaken die de appartementsmede-eigendom aanbelangen. De algemene vergadering is dan ook het beslissingsorgaan van de VME. Dit betekent concreet dat ze beslissingen kan nemen over elke aangelegenheid in het belang van de gemene delen. Ten aanzien van de privatieven heeft de algemene vergadering aldus geen enkel beslissingsrecht. Dit kan uitzonderlijk wel het geval zijn indien de beslissingen omtrent de gemeenschappelijke delen een onvermijdelijke invloed hebben op de privatieven. Daarnaast bepaalt art. 577-7, §1, 1°, e) BW dat de algemene vergadering uitzonderlijk toch beslissingen kan nemen omtrent werkzaamheden aan bepaalde privatieven die om economische of technische redenen door de VME zullen worden uitgevoerd. Opdat dergelijke beslissingen rechtsgeldig zouden zijn, is evenwel vereist dat de algemene vergadering beslist bij twee derde meerderheid van de stemmen en op voorwaarde dat een bijzondere motivering voorhanden is.

110. Eén van de zaken die de gemeenschappelijke belangen van de appartementsmede-eigendom aanbelangen, betreft de oplevering van de gemene delen. Het is de algemene vergadering die zal beslissen of ze de bouwwerken aanvaardt en bijgevolg oplevert, dan wel of ze de oplevering weigert. 

Het is ook de algemene vergadering die desgevallend opmerkingen en/of voorbehouden zal formuleren. Hoewel de algemene vergadering formeel gezien dus de tegenpartij is van de aannemer tijdens de oplevering, gaat de algemene vergadering in de praktijk veelal overgaan tot het verlenen van een machtiging met betrekking tot de opleveringsbeslissing (infra 3.3).  Als het appartementsgebouw namelijk een groot aantal kavels bevat, dienen alle individuele mede-eigenaars te zetelen in de algemene vergadering. Indien elk van deze mede-eigenaars dan zou deelnemen aan de rondgang van het gebouw en de ondertekening van het proces-verbaal van oplevering, zou dit zowel op praktisch, als op administratief vlak een helse beslommering zijn.

Deze machtiging wordt meestal verleend aan de syndicus  (infra 2.3.1.9), hoewel de algemene vergadering er eveneens voor kan opteren om een comité of commissie te belasten met de oplevering (infra 3.3). 

2.3.1.9 Syndicus

111. De VME beschikt niet alleen over de algemene vergadering als beslissingsorgaan, maar beschikt daarnaast ook over een uitvoerings- en vertegenwoordigingsorgaan. De Appartementswet voorziet namelijk op dwingende wijze dat een syndicus moet worden aangesteld als organieke vertegenwoordiger van de VME. De syndicus wordt doorgaans aangesteld in het reglement van interne orde of wordt benoemd door de eerste algemene vergadering. Bij ontstentenis daarvan, is het eveneens mogelijk dat een individuele mede-eigenaar of een belanghebbende derde de rechter verzoekt over te gaan tot benoeming van een syndicus.

Opdat de syndicus op rechtsgeldige wijze benoemd zou zijn, dienen de modaliteiten en de verhoudingen tussen de syndicus en de VME in een schriftelijke overeenkomst te worden vastgelegd. Een uittreksel van deze akte moet worden aangeplakt aan de ingang van het gebouw waar de zetel van de VME zich bevindt en dit binnen de acht dagen te rekenen vanaf de datum waarop zijn opdracht een aanvang neemt.

Het mandaat van de syndicus mag overigens niet langer zijn dan drie jaar, hoewel het wel hernieuwd kan worden door middel van een beslissing van de algemene vergadering.

112. Vroeger bepaalde de Appartementswet dat de syndicus benoemd kon worden in het reglement van mede-eigendom. Indien dit het geval was, was sprake van een statutaire syndicus. Door de Wet van 18 juni 2018 zijn evenwel een aantal wijziging aangebracht aan de Appartementswet (supra nr.18), waardoor de benoeming van de syndicus voortaan dient te gebeuren in het reglement van interne orde. De voorheen bepaalde regeling inzake statutaire syndici kan m.i. mutatis mutandis toegepast worden. In de praktijk wordt meestal een statutaire syndicus aangesteld door de bouwpromotor zodat deze de organisatie en het bestuur van het appartementsgebouw kan waarnemen gedurende de opbouw ervan. 

Het zal meestal een vertrouwenspersoon zijn van de bouwpromotor die de voltooiing van de bouwwerken moet leiden in het belang van de toekomstige mede-eigenaars. Belangrijk hierbij is evenwel dat het mandaat van deze statutaire syndicus een einde neemt bij de eerste algemene vergadering. De algemene vergadering zal daarna moeten overgaan tot de aanstelling van een nieuwe syndicus.

113. De algemene vergadering beschikt over het keuzerecht bij de benoeming van de syndicus en kan bijgevolg kiezen om één van de individuele mede-eigenaars aan te stellen, dan wel om te opteren voor een professionele syndicus. Een professionele syndicus is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die zich op zelfstandige wijze bezighoudt met het beheer van onroerende goederen in mede-eigendom.

114. De syndicus heeft geen discretionaire bevoegdheden, maar beschikt uitsluitend over de bevoegdheden die hem worden toegewezen ingevolge de Appartementswet , het reglement van mede-eigendom of door een bijzondere beslissing van de algemene vergadering.

Ongeacht wat het reglement van mede-eigendom of een beslissing van de algemene vergadering bepaalt, heeft de syndicus onder andere volgende wettelijke bevoegdheden: de beslissingen van de algemene vergadering (laten) uitvoeren, bewarende maatregelen en daden van voorlopig beheer stellen en ten slotte het vertegenwoordigen van de VME en dit zowel in rechte, als met betrekking tot het beheer van de gemeenschappelijke zaken.

Wat betreft de vertegenwoordigingsbevoegdheid, dient opgemerkt te worden dat de syndicus niet optreedt als lasthebber van de VME. Het Hof van Cassatie heeft in dit kader reeds bevestigd dat de syndicus niet hoeft te bewijzen dat hij handelt krachtens een uitdrukkelijke volmacht of beslissing van de algemene vergadering. Hij handelt namelijk als orgaan van een rechtspersoon, zijnde de VME. 

115. Art. 577-8, §4, 3° BW bepaalt dat de syndicus de beslissingen van de algemene vergadering moet (laten) uitvoeren. Dit impliceert echter wel dat er reeds een rechtsgeldige beslissing van de algemene vergadering voorhanden moet zijn. Bij de bespreking van 2.3.1.8 kwam reeds aan bod dat de beslissing tot oplevering van de gemene delen in handen rust van de algemene vergadering. Meestal zal de algemene vergadering de syndicus echter een machtiging verlenen om deze opleveringsbeslissing uit te voeren. 

De syndicus zal de technische en complexe oplevering dus in goede banen moeten leiden in opdracht van de algemene vergadering (infra hoofdstuk III). 

Opgelet: de syndicus is hierbij geen werfopzichter en is dus niet verplicht om toezicht te houden op de werken die worden uitgevoerd met betrekking tot de mede-eigendom waarvoor hij instaat, noch dient hij hiertoe een derde aan te stellen.

116. De oplevering van de gemene delen gebeurt op dezelfde wijze als de oplevering van de privatieve delen. De aannemer wordt aanzien als initiatiefnemer van de oplevering, alleen zal hij het verzoek tot oplevering nu moeten richten aan de syndicus in plaats van aan de individuele mede-eigenaars afzonderlijk (supra nr.58). Belangrijk hierbij is evenwel dat de syndicus dit niet lijdzaam mag ondergaan. Indien de aannemer niet of niet tijdig een verzoek tot oplevering naar de syndicus verstuurt, zal hij hiertoe zelf het initiatief moeten nemen en zal hij desgevallend de aannemer moeten contacteren. Het is namelijk de taak van de syndicus om duidelijkheid na te streven in het gezamenlijk belang van de individuele mede-eigenaars en een afwachtende houding wordt hierbij niet op prijs gesteld.

117. In de praktijk zal de syndicus de oplevering van de gemene delen bijna steeds voorbereiden en op voorhand een rondgang doorheen de bouwwerken organiseren. Wanneer de syndicus niet over de nodige technische en bouwkundige kennis beschikt, kan hij zich laten bijstaan door een bouwdeskundige. Hiervoor moet hij uiteraard de toelating verkrijgen van de algemene vergadering. Hij kan zich desgevallend laten bijstaan door een architect of een bouwingenieur en ook de raad van mede-eigendom kan in de mate van het mogelijke bijstand verlenen.

118. Eens de rondgang doorheen het gebouw samen met de aannemer heeft plaatsgevonden, moet de syndicus verslag uitbrengen aan de algemene vergadering over de staat van de bouwwerken en de eventuele tekortkomingen.  Indien de werken zich in staat van oplevering bevinden, moet hij de goedkeuring vragen aan de algemene vergadering om de oplevering te laten doorgaan. De algemene vergadering dient hierover te stemmen bij volstrekte meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars. Eens de syndicus deze goedkeuring heeft bekomen, kan hij het proces-verbaal van oplevering van de gemene delen ondertekenen.

119. Hoewel het belang van de syndicus bij de oplevering hoofdzakelijk ligt bij de oplevering van de gemeenschappelijke delen, kan hij ook een rol spelen bij de oplevering van de privatieven. De definitieve oplevering van de gemene delen moeten namelijk plaatsvinden voor de definitieve oplevering van de privatieven. Het zal dus aan de syndicus zijn om ervoor te zorgen dat hij enerzijds het proces-verbaal van oplevering van de gemene delen heeft ondertekend en anderzijds dat de gemene delen op een veilige wijze in gebruik kunnen worden genomen met oog op de oplevering van de privatieven.

Daarnaast dient de syndicus de individuele mede-eigenaars er ook attent op te maken dat ze hem op schriftelijke wijze in kennis moeten stellen van het feit dat ze voornemens zijn hun privatief te betrekken. Zo niet, zou de aannemer of bouwpromotor er namelijk van kunnen uitgaan dat deze ingebruikname geldt als stilzwijgende oplevering van de gemene delen.

120. Aangezien de syndicus optreedt als wettelijke vertegenwoordiger van de VME is het ook mogelijk dat de syndicus zijn verkregen bevoegdheden met de voeten treedt. Indien dit het geval is, kan een aansprakelijkheidsvordering tegen de syndicus worden ingesteld. De vermelding van de aansprakelijkheid van de syndicus is eerder volledigheidshalve, maar hiervan wordt verder abstractie gemaakt.

121. Samengevat kan dus gesteld worden dat de syndicus als uitvoerings- en vertegenwoordigingsorgaan van de VME een belangrijke rol speelt in het kader van de oplevering. Dit komt voornamelijk tot uiting met betrekking tot de oplevering van de gemene delen, maar zijn rol mag ook niet onderschat worden met betrekking tot de oplevering van de privatieve delen. De figuur van de syndicus komt in het volgende hoofdstuk verder aan bod in het kader van de volmachten bij de oplevering (infra 3.3.4).

2.3.1.10 Raad van mede-eigendom of raad van beheer

122. Wanneer de syndicus over een te grote vrijheid beschikt om zijn opdrachten uit te voeren, kan dit mogelijks een invloed hebben op de gezamenlijke belangen van de appartementsmede-eigenaars. Daarom voorziet de Appartementswet in de oprichting van de raad van mede-eigendom of de raad van beheer.

Het oprichten van een raad van mede-eigendom gebeurt door middel van een beslissing van de algemene vergadering tijdens hun eerste bijeenkomst. Deze beslissing is evenwel uitsluitend verplicht wanneer het appartementsgebouw bestaat uit minstens twintig kavels. Indien het gebouw een kleiner aantal kavels telt, kan de algemene vergadering ook facultatief overgaan tot de oprichting van een raad van mede-eigendom. Het komt daarnaast vaak voor dat het reglement van mede-eigendom voorziet in de oprichting van deze raad en uitzonderlijk kan de rechter de oprichting van de raad van mede-eigendom bevelen.

123. De raad van mede-eigendom heeft als voornaamste taak om erop toe te zien dat de syndicus zijn opdrachten naar behoren uitvoert en kan aldus beschouwd worden als een intern controle- of toezichtsorgaan. Opgelet: deze opdracht maakt van de raad van mede-eigendom echter geen voogd van de syndicus.

De raad van mede-eigendom beschikt niet over een bestuurs- of beslissingsbevoegdheid en kan evenmin het nazicht van de rekeningen van de VME op zich nemen, aangezien dit behoort tot de opdracht van de commissaris van de rekeningen (infra 2.3.1.11). De raad beschikt overigens ook niet over rechtspersoonlijkheid, noch over vertegenwoordigingsbevoegdheid. Dit impliceert dat ze niet in rechte kan optreden en geen rechtshandelingen kan stellen die kunnen worden toegerekend aan de VME.

Naast deze wettelijke toezichtsbevoegdheid kan de raad van mede-eigendom eveneens een aantal gedelegeerde bevoegdheden krijgen van de algemene vergadering. Het moet hierbij wel gaan om nauwkeurig afgelijnde opdrachten met een maximale duurtijd van één jaar. Voorbeelden van dergelijke gedelegeerde bevoegdheden kunnen de ondertekening van het syndicuscontract zijn, de tussenkomst bij het verlijden van bepaalde authentieke akten betreffende de appartementsmede-eigendom  of het laten gebeuren van de oplevering van de gemene delen namens de VME.

124. Er is bijgevolg geen specifieke taak weggelegd voor de raad van mede-eigendom in het kader van de oplevering. Hierin kan evenwel verandering worden gebracht wanneer de algemene vergadering de raad van mede-eigendom de opdracht geeft om over te gaan tot de oplevering van de gemene delen namens de vereniging van mede-eigenaars. Dit wordt verder onderzocht in het hoofdstuk dat handelt over de volmachten (infra 3.3.5).

2.3.1.11 Commissaris van de rekeningen

125. Een laatste betrokken partij in het kader van de appartementsmede-eigendom is de commissaris van de rekeningen. Een commissaris in een rechtspersoon is een onafhankelijke persoon die door de algemene vergadering van die rechtspersoon wordt aangeduid omdat hij over de vereiste deskundigheid beschikt om de rekeningen en de boekhouding van de rechtspersoon na te zien en hierover verslag uit te brengen aan de algemene vergadering. Jaarlijks wordt binnen de vereniging van mede-eigenaars bij de appartementsmede-eigendom dan ook een commissaris van de rekeningen aangeduid. Deze persoon kan één van de mede-eigenaars zijn, hoewel dit niet noodzakelijk het geval hoeft te zijn. Aangezien de bepalingen van de Appartementswet van dwingend recht zijn, is het aanstellen van een commissaris niet facultatief, doch een jaarlijkse verplichting voor de algemene vergadering.

126. De commissaris van de rekeningen heeft als taak om de boekhouding en rekeningen van de VME te controleren. Zijn verplichtingen en bevoegdheden dienen vastgelegd te worden in het reglement van interne orde en zijn dus geen wettelijke, maar wel toegewezen bevoegdheden.

Na het onderzoek van de boekhouding en de rekeningen van de VME moet de commissaris een controleverslag opstellen en voorleggen aan de algemene vergadering.296

127. Wat betreft de oplevering van het appartementsgebouw is de commissaris van de rekening aldus van geen belang. Deze figuur zal ook nog aan bod komen in het volgende hoofdstuk waarbij onderzocht zal worden of de commissaris eventueel kan worden aangeduid als volmachtdrager met het oog op de oplevering (infra 3.3.6).